Veiksmingas darbo modelis prasideda nuo paprastos ribos: įmonė priima verslo sprendimus, o agentūra saugiai įgyvendina jai perduotus darbus. Neapibrėžta „bendra atsakomybė“ dažniausiai reiškia, kad užduotis neturi šeimininko. Kiekvienam pakeitimui turi būti aišku, kas jį inicijuoja, kas vykdo, kas tvirtina ir kas tik informuojamas.


Įmonėje palikite sprendimus, kuriems reikia verslo konteksto

Darbuotojai turi patvirtinti kainas, akcijų sąlygas, paslaugų pažadus, teisinius tekstus ir prioritetus. Jie geriausiai žino, kokio klausimo sulaukia klientai ir kuri informacija paseno. Agentūrai perduodama ne teisė savarankiškai keisti pasiūlymą, o aiškiai suformuluota užduotis su galutine medžiaga, terminu ir laukiamu rezultatu.

Techninių darbų ir turinio administravimo apimtį galima derinti pagal komandos pajėgumą. SeoRocket svetainių administravimo paslaugos gali apimti sistemų ir plėtinių atnaujinimus, kopijas, funkcijų tikrinimą, tekstų, nuotraukų, kainų bei turinio blokų administravimą. Didesni programavimo ar integracijų darbai prieš pradedant suderinami atskirai.


Agentūrai perduokite vykdymą ir specialistų koordinavimą

Programuotojas turėtų šalinti techninę problemos priežastį, dizaineris – rūpintis vaizdiniu pateikimu, o SEO specialistas – paieškos sistemoms svarbiais pakeitimais. Kai vienai užduočiai reikia kelių kompetencijų, patogiau turėti vieną agentūros koordinatorių. Tokį modelį taiko ir „Media Partner“ svetainių priežiūros komanda: pagal poreikį prie techninių darbų prijungiami dizaino, SEO ir skaitmeninės rinkodaros specialistai, o periodinė priežiūra atskiriama nuo papildomų užduočių.

Įmonės pusėje taip pat paskirkite vieną koordinatorių. Jis surenka informaciją, nustato prioritetą ir gauna galutinį rezultatą. Visi darbuotojai neprivalo bendrauti tik per jį, tačiau turi būti aišku, kas priima galutinį sprendimą ir kuri užduoties versija patvirtinta.


Naudokite keturis vaidmenis kiekvienai pasikartojančiai užduočiai

Paprastoje atsakomybių lentelėje prie užduoties pažymėkite iniciatorių, vykdytoją, tvirtintoją ir informuojamus žmones. Pavyzdžiui, naują paslaugos kainą inicijuoja produkto vadovas, tekstą tvirtina atsakingas vadovas, agentūra atnaujina puslapį, o pardavimų komanda informuojama apie publikavimą. Neveikiančios formos atveju darbuotojas užfiksuoja problemą, agentūra diagnozuoja ir taiso, o užklausų gavėjas patvirtina, kad laiškas pasiekė reikiamą dėžutę.

Skubumą nustatykite pagal poveikį. Neveikiantis atsiskaitymas, registracija ar užklausos forma turi būti atskirti nuo kosmetinės korekcijos. Užduotyje nurodykite konkretų puslapį, matomą problemą, kada ji pastebėta ir koks rezultatas laikomas sėkmingu.


Rinkodaros užduočiai paruoškite aiškų perdavimą

Kampanijos užduotyje nurodykite ne vien tekstą ir publikavimo datą. Agentūrai reikia tikslinio puslapio paskirties, auditorijos, pasiūlymo, reikalingų vizualų, formos gavėjo ir matuojamo veiksmo. Rinkodaros darbuotojas atsako už šių sprendimų teisingumą, dizaineris bei programuotojas – už įgyvendinimą, o analitikos specialistas – už sutarto veiksmo fiksavimą. Jei trūksta vienos iš šių dalių, užduotis turi grįžti papildyti, o ne būti užbaigta spėjant.

Rinkodaros užduoties atsakomybių lentelėje turi matytis ne vien agentūros pavadinimas, bet ir konkreti rolė: kas patvirtina pasiūlymą, kas parengia vizualą, kas įdiegia matavimą ir kas atlieka galutinę patikrą. Vienas koordinatorius sujungia šiuos žmones, tačiau nepakeičia jų profesinės atsakomybės. Jei tas pats žmogus atlieka kelias roles, tai taip pat pažymėkite – kitaip klaidos atveju nebus aišku, kuriame etape patikra praleista.


Bendrą darbą vertinkite pagal rezultatą

Rinkodaros ir priežiūros darbų kokybę galima vertinti pagal tai, ar pakeitimai atlikti sutartu laiku, veikia visuose svarbiuose įrenginiuose ir yra pamatuojami. Kampanijos ataskaitoje atskirkite pasiūlymo rezultatą nuo techninių sutrikimų: jei forma neveikė dalį laikotarpio, vien reklamos rodiklių palyginimas klaidins. Kartą per ketvirtį peržiūrėkite pasikartojančias užduotis ir nuspręskite, kurias verta standartizuoti, kurias palikti projektines, o kurioms būtinas papildomas specialistas. Taip komanda greitėja ne praleisdama patikras, o pašalindama neaiškius perdavimus.

Naudinga turėti ir aiškią užduoties užbaigimo taisyklę. Teksto įkėlimas nėra baigtas, kol nepatikrintas vaizdas telefone, nuorodos ir antraščių struktūra. Formos taisymas nėra baigtas, kol bandomoji užklausa nepasiekė gavėjo. Kampanijos puslapis nėra baigtas, kol rinkodaros atstovas nepatvirtino pasiūlymo ir matavimo. Tokie kriterijai sumažina subjektyvius ginčus bei neleidžia techninį atlikimą supainioti su verslo rezultato patvirtinimu. Kriterijus įrašykite į užduoties šabloną, kad jie nepriklausytų nuo konkretaus koordinatoriaus atminties.


Prieigas ir pagrindines paskyras valdo įmonė

Domeno, serverio, analitikos ir pagrindinės administratoriaus paskyros neturėtų likti vien tiekėjo vardu. Agentūrai sukurkite atskiras paskyras su darbui reikalingomis teisėmis. Pasibaigus bendradarbiavimui jas galima panaikinti nekeičiant kitų komandos narių prisijungimo duomenų ir neprarandant svetainės kontrolės.


Mėnesio suvestinė parodo, ar modelis veikia

Mėnesio suvestinėje vertinkite atliktų darbų rezultatą, o ne vien valandų skaičių. Joje turėtų matytis atlikti pakeitimai, patikrintos funkcijos, neišspręsti klausimai ir darbai, kuriems reikia atskiro sprendimo. Atsakomybių lentelę peržiūrėkite pasikeitus komandai, svetainei ar partnerio apimčiai. Gerai padalytas darbas palieka įmonei kontrolę, o agentūrai suteikia pakankamai aiškumo veikti be bereikalingo laukimo.

Jei ta pati užduotis nuolat grįžta nepatvirtinta arba be reikalingos medžiagos, keisti reikia ne specialistą, o perdavimo taisyklę.

El. pastas: zemaitija.lt@gmail.com